文書管理について
行政機関や独立行政法人等の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、当該行政機関等の職員が組織的に用いるものとして当該行政機関等が保有しているものを公文書といい、国の諸活動や歴史的事実を記録した国民共有の知的資源とされています。
公文書管理制度は、このような公文書等の管理に関する基本的事項を定めること等により、行政が適正かつ効率的に 運営されるようにするとともに、国及び独立行政法人等の有する諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすることを目的として、公文書管理法（「公文書等の管理に関する法律」(平成21年法律第66号)
）によって制定されました。
公文書管理法では、行政文書の管理について、文書のライフサイクルに応じて作成から整理、保存、行政文書ファイル管理簿への記載・公表、保存期間満了後の国立公文書館等への移管又は廃棄、 行政文書の管理状況の報告等、行政文書管理規則等について定めています。
また、独立行政法人等の職員が職務上作成、取得した文書（「法人文書」）については、法人文書ファイル管理簿の整備・公表、歴史公文書等に該当する法人文書ファイル等の移管、管理状況の報告・公表について具体的に義務づけています。
行政文書ファイル管理簿について
行政文書ファイル管理簿とは、公文書管理法第7条に基づき、公文書を保有する行政機関が、行政文書ファイル等の管理を適切に行うため、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置（移管又は廃棄）及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿のことをいい、行政機関の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネット等により公表しなければならないとされています。（ただし、1年未満の保存期間が設定された行政文書等を除きます。）
e-Gov文書管理では、国の行政機関が記載し、公表した行政文書ファイル管理簿を政府横断的に検索することができます。また、行政文書の移管又は廃棄と行政文書ファイル管理簿の更新とは必ずしも同時期に行われないことがあるため、行政文書ファイル管理簿に記載された行政文書であっても、行政文書ファイル管理簿を閲覧した時点で、対応する行政文書が既に廃棄されていることがあります。行政文書ファイル管理簿の閲覧にあたっては、あらかじめご留意ください。なお、法人文書ファイル管理簿については、これらを公表する各独立行政法人等WebサイトのURLを掲載しています。
e-Govで検索できる行政文書ファイル管理簿の記載様式は、公文書管理法施行前後で2種類に区分されています。
| 旧管理簿様式 | 新管理簿様式 |
|---|---|
| 文書分類 | 分類 |
| 行政文書ファイル名 | 名称 |
| 保存期間 | 保存期間 |
| 保存期間満了時期 | 保存期間満了日 |
| 保存期間満了時の措置 | 保存期間満了時の措置 |
| 保存場所 | 保存場所 |
| 作成（取得）時期 | 作成・取得年度等 |
| 作成者 | 作成・取得者 |
| 起算日 | 起算日 |
| 媒体の種別 | 媒体の種別 |
| 管理担当課・係 | 管理者 |
行政文書の開示請求の方法
情報公開制度を活用し、行政文書ファイル管理簿によって特定した開示請求に係る行政文書の名称その他の開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項（行政文書の名称、内容等）を所定の請求書様式に記入し、開示請求窓口に提出又は送付することにより行います。
開示請求のための様式及び請求窓口に関する詳細は、「情報公開窓口一覧」をご確認ください。
一部の行政機関（厚生労働省、国土交通省）については、e-Gov電子申請サービスを利用し、オンラインで開示請求等を行うことができます。
独立行政法人等の保有する法人文書に係る開示請求等の方法については、「情報公開窓口一覧」をご確認ください。
なお、開示請求対象とされた行政文書に次のような不開示情報が記録されている場合、該当箇所は開示対象から除外されます。
- 特定の個人を識別できる情報（他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができることとなるものを含む）（個人情報）
- 法人の正当な利益を害する情報（法人情報）
- 国の安全、諸外国との信頼関係等を害する情報（国家安全情報）
- 公共の安全、秩序維持に支障を及ぼす情報（公共安全情報）
- 審議・検討等に関する情報で、意思決定の中立性等を不当に害する、不当に国民の間に混乱を 生じさせるおそれがある情報（審議検討等情報）
- 行政機関又は独立行政法人等の事務・事業の適正な遂行に支障を及ぼす情報（事務事業情報）